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知识产权贯标体系试运行期间5大常见问题!

2020-01-04 10:27:11

  知识产权贯标工作流程可以分为启动会、诊断及调研、文件编写、体系文件会审及发布、试运行、内部审核、管理评审、外部审核八个步骤,其中体系试运行是贯标的实质性阶段,是企业在体系实施过程中必不可少的过程,并且试运行时间不能低于三个月。体系试运行实际上是企业按照制定的管理体系文件全面落实手册、程序文件和记录文件的要求和规定,并监督、检验体系运行过程的有效性和适宜性。目前很多企业都是初次实施知识产权贯标,在体系试运行阶段存在诸多疑惑和问题。今天,小编就结合贯标辅导亲身经历,整理出体系试运行期间企业5大常见问题与大家分享。

  1:怎么开始试运行?试运行期间我们要做什么啊?

  体系文件经过管理层的审批再发布实施,体系文件生效后,知识产权管理体系就进入试运行阶段了。在试运行期间,各部门主要是按照发布的手册、程序文件的规定执行,当有相应的活动发生时,填写记录表单并归档保存。例如,在试运行期间,研发部有新立项,就需要按照文件的规定对该项目涉及的知识产权信息进行分析,并填写在立项报告中,形成记录。

  2:之前没有填写过这些记录文件,不会填写?

  在辅导贯标期间,有很多企业提到之前没有填写过类似的记录表单,不懂得如何填写。其实,在体系发布运行前,辅导机构通常会召集企业各部门人员进行宣贯,宣贯的目的是指导企业如何运行整套体系文件以及填写记录。所以,企业员工应当积极参与培训,认真听课,遇到不理解的需要及时提出。如果运行期间存在疑惑,应当及时联系辅导机构,进行沟通和咨询,使体系进行有效运行。

  3:管理体系文件中涉及的活动(例如企业重组)我们没有发生,需要填写记录吗?会不会影响审核的?

  在试运行期间,我们经常会收到企业反馈,有些活动我们都没有发生,需不需要填写,没有这部分的活动会影响审核吗?在前文中我们就提到,试运行的目的是为了检验体系运行过程的有效性和适宜性,查看企业是否全面落实手册、程序文件和记录文件的要求和规定。假如企业在试运行期间,有些活动没有发生,没有相应的记录,在审核原则上应判定为运行不充分延长运行,但是现行标准的部分条款(投融资、企业重组、标准化、联盟及相关组织)可视企业实际情况改为观察,在试运行期间没有发生该部分条款的活动,外审老师也不会因此而判定企业运行不充分。

  4:试运行期间发现体系文件与实际不符合,能修改吗?

  如前所述,试运行目的是为了检验体系运行过程的有效性和适宜性。当理想与现实发生冲突时,应当根据实际情况,适当地修改体系文件,使之既符合企业的实际需求,又能满足国标的要求。在修改体系文件的时候,要按照文控程序执行,并注意保留相关记录。

  5:试运行结束后,接下来就是外审认证吗?

  试运行结束后,企业需要进行一次内部审核,审核目的是分析企业知识产权管理体系的执行和运行情况,并且核查企业贯彻实施的效果,找出薄弱环节,分析原因并纠正,从而提高企业知识产权管理水平。内审结束后,还需要进行一次管理评审,把内审的结果,体系运行情况上报管理层,让管理层判定整个体系是否充分、有效运行,是否适合公司发展,是否需要进行调整或者配备其他资源。通过企业内部审核与管理评审后,企业基本可以准备申请认证。

  综上,贯标试运行期是企业检查和调整知识产权体系文件应用情况的关键时期,为保证日后体系在企业能够良好运作,企业管理者和全部员工应重视试运行阶段,并根据企业实际情况和需求,适时调整体系文件。总之,体系试运行阶段不可小觑,请企业务必重视哟!  

体系试运行

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